وداعاً مكتب الأرشيف

 وداعاً مكتب الأرشيف لو أقولك إن مؤسستك فيها كنز، راح تصدقني؟ طيب، لو قلت لك إن الكنز بين عيون الجميع وأنت إلى الآن ما استفدت منه!! لا، بعد كنزك يمكن انسرق منه بدون ما تدري! الكنز اللي جالسة أحكي لك عنه هو مكتب الأرشيف، اللي مكانه عادة في آخر الشركة كونه مجرد مخزن حسب رأي كثير من الناس نظراً لسكون حاله، ولكن الحقيقة أنه أحد أهم المكاتب في أي جهة، لاحتوائه على كنز عظيم لأي منظمة (تاريخها، بياناتها، معاملاتها السابقة) واللي لو تم إعادة استخدامها وتوظيفها بشكل جيد ممكن تكون أحد أسباب نجاحها.خلينا نرجع للخلف شوي ونتذكر كيف كان البحث عن معلومة ما قبل دخول الإنترنت لحياتنا صعب ومكلف للوقت والجهد وأيضًا المال. أما بعد الإنترنت، فبثواني المعلومة بين يديك. كذلك، الملفات طول ما هي ورقية راح يكون صعب عليك أنك تستخدمها، فما بالك لو بحثت بين الكثير من الملفات اللي أكيد راح تكون مهمة ثقيلة على النفس ومزعجة، خصوصًا لو اكتشفت أن ما تبحث عنه مفقود أو غير موجود! والطامة الكبرى لو كانت هالملفات مهمة جدًا وكنت حريص على إخفائها بعيدًا عن الأعين حتى عينك أنت تنساها، لتبدأ بعدها عملية البحث المرهقة!! كم منا يحتفظ بكتب وأوراق في مكتبته لأنه لا يريد التفريط بها إما لذكرياتها الجميلة أو خشية احتياج ما بها من معلومات يومًا ما.**عندما تقرر تخزين ملفات، عادةً أنت تملك 3 خيارات:**
1. حفظ يدوي.
2. وحدة تخزين خارجية، مثل: فلاش ميموري، هاردسك، إلخ...
3. حفظ إلكتروني.أول خيارين يعتبران مفضلين لرخص سعرهما وقابلية حملهما بشكل أسهل، لكنها قابلة للضياع أو التلف أو حتى سهولة سرقتها. راح أعرّفك على بديل وسائل التخزين التقليدية، تقنية تساعدك في البحث والحفاظ على بياناتك وهي أحد ثمرات التطور التكنولوجي: التخزين السحابي أو "cloud storage"، وهو بكل بساطة مكتب أرشيف إلكتروني، ولكن بدل المكتب داخل منشأتك، مساحة تستأجر من مقدم خدمة، وبدل الأرفف خوادم تحفظ ملفاتك مع قدرتك على خفض أو زيادة عدد الخوادم وفقاً لاحتياجك.التخزين السحابي اليوم هو الأكثر أمانًا لحفظ بياناتك كفرد أو كمؤسسة كونه يقدم لك خيارات مميزة مثل: نسخ احتياطي بشكل مستمر، سرعة الوصول للمعلومات المحتاجة، دقة الوصول، مشاركة الملفات، مزامنة الملفات بمعنى القدرة على الوصول إلى الملف فور رفعه، سهولة التعديل، العمل المشترك، التقليل والحد من تكرار البيانات.ومثل ما فيه مزايا، أكيد فيه عيوب مثل: الاعتماد على الاتصال بالإنترنت، الدفع بشكل شهري، التعرض للهجمات الإلكترونية أو الاختراق لذا يجب عليك التدقيق باتفاقيتك مع مقدم الخدمة، عدم وجود سيطرة كاملة كونها مستأجرة، صعوبة تحويل الملفات والبيانات إلى السحابة في حال وجود مكتب أرشيفي ورقي سابق، وضعف قوة الإنترنت في حال تم عمل النسخ الاحتياطي أثناء وقت العمل.التخزين السحابي هو فرصة كبيرة تكمن أهميتها في رفع جودة العمل والمحافظة على تقدمه. اطلاعك عليه وإلمامك بأهميته منذ البداية سيحد من الكثير من التكاليف والوقت البديل الضائع للتحول من الأرشيف المكتبي إلى الإلكتروني. ويعد خيارًا ممتازًا للمشاريع الناشئة التي ترغب في تقليل التكاليف، أو العالمية التي تتطلب تواصل ومشاركة العديد من الأطراف بين مختلف المناطق.**خليني أحكيك عن موقف صار لي شخصيًا وأنقذني فيه التخزين السحابي:**مرة كنت طالعة وبنص الطريق اكتشفت إني ناسية أشارك ملف الوورد اللي أبيه لجوالي. بكل بساطة فتحت برنامج الوورد من الجوال، سجلت بيانات حسابي المقترنة بكمبيوتري، ولأني كنت سامحة لخيار الحفظ التلقائي اللي يسمح بالحفظ مباشرة في السحابة، قدرت بكل بساطة أفتح الملف واشتغل عليه في دقيقة!لكن قبل أي قرار للتحويل، أنت لازم تحدد وش الملفات والأوراق اللي ممكن تتوفر للكل أو لا بناءً على مثلث الأمان: السرية، السلامة، التوفر. ما هو مستوى السرية المطلوب لملفك؟ سرية جدًا، سرية، مقيدة تحتاج إلى تصريح للاطلاع عليها أو استخدامها، عامة. ويجب أن تضمن السلامة والخلو من أي تعديل. ومن هو بحاجة لتوفر البيانات إما لمعالجتها أو لمعرفة أمر ما لمواصلة العمل. مقدمين الخدمة كثير بينهم الكبار: Google, Microsoft, Amazon. تعتقد لو التخزين السحابي غير مهم أو غير مجدي، Google, Microsoft, Amazon ممكن تستثمر فيه وتوفره؟!